Salut l’équipe 👋

Aujourd’hui je vous parle de gestion de projet, car je me suis rendue compte qu’il y avait des concepts que je devais vous expliquer afin de bien mener vos projets (data ou autres d’ailleurs). 

Je ne vais pas adresser le suivi de budget dans cet article car cela pourrait faire l’objet d’un autre article tout entier et dépend entièrement de votre fonctionnement financier.

🚨DISCLAIMER 🚨
Pour les connaisseurs, vous allez retrouver du vocabulaire issu de la gestion de projet agile, c’est tout à fait normal. Je suis assez convaincue que la gestion de projet Waterfall ne correspond PAS au besoin de développement actuel  tandis que la gestion de projet Agile est, à mon sens, plus intéressante et adaptée.. Cependant, la méthode Waterfall reste essentielle pour construire une vision globale, notamment quand elle implique plusieurs parties prenantes.

1. Démarrer son projet en créant un use case

La première étape est de bien définir le périmètre fonctionnel et technique du projet, ainsi que le potentiel budget et sa rentabilité. Dans ce cadre, définir des cas d’usage (Use Case) est très utile pour identifier  précisément les besoins et les enjeux liés à un projet, ainsi que mesurer son succès potentiel.

➡️ Identifiez votre cible : Définissez qui sont les utilisateurs actifs, et définissez un objectif pour chaque profil
➡️ Mettez vous dans le contexte de vos utilisateurs actifs : Décrivez les méthodes de travail qu’ils suivent actuellement pour atteindre cet objectif

➡️ Identifiez les gaps : c’est à dire, les chemins alternatifs et évènements pour compléter le use case

Vous pouvez ainsi définir précisément les besoins et le périmètre fonctionnel sur lequel vous allez agir. 

Cette méthode vous aidera à :
✅ Réduire et comprendre la complexité du contexte sur lequel vous opérez 
✅ Se concentrer sur l’essentiel : vous saurez exactement ce qu’il y a faire et pourquoi vous le faites
✅ Communiquer : vous pourrez décrire clairement les objectifs du projet à toutes les parties prenantes (facilite également la collaboration des différents membres de l’équipe).

2. Définissez une temporalité et entrez dans le concret

Pour commencer, créez une vision globale avec un diagramme de Gantt. 

Cet outil vous permettra de : 

✅Visualiser les étapes et poser vos grandes briques projet (tâches et activités), leur durée et leur ordre chronologique. 
✅Suivre l’avancement du projet et donc déterminer ce qui est réalisable ou non dans le temps imparti puis organiser les étapes efficacement 
✅Planifier efficacement les ressources nécessaires à la réalisation de ces étapes. 
✅Communiquer avec les différents membres de l’équipe ou travailler en collaboration avec un partenaire. 

Voici une slide de planning Gantt que j’ai réalisé en travaillant pour un client – il permet d’avoir une vue globale de ce qui se passe sur le projet (Celui-ci était plutôt gros 😎😎)

Ensuite, affinez en sprint pour une vision mensuelle : les sprints sont composés de user stories autour d’une fonctionnalité (surtout affinez votre planning Gantt en fonction).

👉 Pour en savoir plus : 

• Rédaction de user stories
• Constitution d’un sprint

🚨Si vous êtes seul 🚨–  Retenez le principe de travailler par cycles courts . 

Puis, à la fin de chaque sprint (= cycle),  prenez  un temps d’analyse de votre façon de travailler et constatez les évolutions entre ce cycle et le cycle précédent.  

➡️ Divisez en action simples – non divisibles dans un Kanban afin de suivre vos tâches quotidiennes.
➡️ Enfin pour prioriser, je vous invite à aller voir ce post Instagram où je vous explique une méthode de priorisation simple mais factuelle. 
✅ Ainsi, vous pourrez mieux gérer votre temps et vous organiser plus efficacement dans le futur. 

Vous pouvez retrouver ce modèle sur Canva.

3. Gestion des risques ou savoir anticiper

Les risques et impacts sont évalués selon les critères suivants :

⚠️ Attention « Arrêt maladie » ou « projet mal cadré » ne sont pas de vrais risques. 
Je m’explique : Un risque doit être précis et quantifié pour qu’il soit valable et donc trouver la bonne solution pour réduire l’importance / la criticité de ce risque.
Asseyez-vous, prenez ce temps de recul et réfléchissez aux risques éventuels sur votre périmètre ( il peut ne pas y en avoir du tout !).

4. Calculer son Retour sur Investissement (ROI)

Calculer le ROI (Return on investment) d’un projet est important pour de multiples raisons : 

1. Mesurer l’efficacité d’un projet en terme de rentabilité 
2. Prendre de bonnes décisions quant à la suite du projet 
3. Affecter les bonnes ressources 
4. Evaluer la performance et être capable de s’améliorer 

👉 En conclusion, cette analyse permet d’anticiper ou éviter des frais imprévus et de s’améliorer pour la suite du projet (l’erreur est permise, l’essentiel est de savoir l’expliquer et de pouvoir la contrôler). 

➡️ Le ROI planning vs financier : 

• Avez-vous tenu votre projet dans les temps ?
• Avez-vous eu des coûts supplémentaires non identifiés ? 

➡️ Le ROI d’usage et valeur business : 

• Au-delà des aspects planning et financier, est-ce que l’effort fourni est utile et utilisé ? 

Si par exemple vous avez développé une application et que personne ne l’utilise car pas utile, vous n’aurez pas le Retour sur investissement souhaité. 

Conclusion

Avec ces 4 éléments, je vous partage mes indispensables pour une bonne gestion de projet. Il existe une multitude d’outils et méthodes mais ceux-ci représentent les bases pour : 

✅ Atteindre vos objectifs
✅ Vous organiser efficacement
✅ Anticiper les risques et trouver des solutions 
✅ Prendre des décisions éclairées et s’améliorer
✅ Communiquer efficacement avec les parties prenantes du projet

Malheureusement et même si vous planifiez minutieusement les étapes de votre projet en utilisant les bons outils, celà ne garantit pas que tout se déroulera comme prévu. Il y a toujours des imprévus tels que des problèmes techniques, des changements de dernière minute, des contraintes de temps ou des “conflits” humains. Ce sont simplement des réalités.  

💡L’idée est d’avoir une bonne méthodologie et d’anticiper les potentiels risques pour pouvoir les adresser de manière sereine car vous aurez construit une vision claire.

C’est tout pour aujourd’hui 😁
J’espère que l’article vous aura plu et à bientôt !

Laura